Công cụ xử lý file PDF hữu dụng và đa năng

Bài viết dưới đây sẽ mang đến cho bạn một công cụ hữu ích và mạnh mẽ để xử lý file văn bản PDF khi cần thiết, như trích xuất nội dung, trích xuất hình ảnh, cắt/ghép file hay đặt mật khẩu bảo mật… cho file PDF.

PDF là định dạng file văn bản phổ biến và sử dụng rộng rãi ngày nay. Tuy nhiên, số lượng các công cụ với chức năng xử lý file PDF hiện không nhiều. Sẽ phải làm gì nếu bạn gặp phải trường hợp muốn trích ra một trang nào đó từ file PDF, hay muốn chia nhỏ file PDF ra làm nhiều phần khác nhau hay thậm chí đặt mật khẩu để bảo vệ cho nội dung file PDF…?Debenu là hãng phần mềm nổi tiếng với các công cụ xử lý file PDF, trong đó có thể kể đến phần mềm Debenu PDF Tools Pro.

Mặc định, phần mềm Debenu PDF Tools Pro có giá đến 59USD, tuy nhiên hiện nay hãng phần mềm Debenu đang có chương trình khuyến mãi cung cấp mã bản quyền của phần mềm này hoàn toàn miễn phí.

Bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây để tận dụng chương trình khuyến mãi này của Debenu:

- Download bản dùng thử của phần mềm tại đây.

- Sau khi cài đặt, phần mềm sẽ không tự khởi tạo shortcut ở ngoài desktop hay trên khay hệ thống của Windows, mà thay vào đó phần mềm sẽ tự động tích hợp vào menu chuột phải trên Windows.

Để kích hoạt bản quyền phần mềm, bạn có thể kích chuột phải vào bất kỳ 1 file hay thư mục nào đó trên Windows, chọn Debenu PDF Tools Pro từ menu hiện ra, sau đó chọn tiếp Application Info -> Register License Key.

Một hộp thoại mới hiện ra. Tại đây bạn điền tên của mình (bất kỳ) vào khung “License Name” và điền đoạn mã sau vào khung “License Key”: 4BC87713-1142-28UH-ZYDU-4JXQ

Lưu ý: đây là đoạn mã do hãng phần mềm Debenu cung cấp cho người dùng nên hoàn toàn hợp lệ và miễn phí.

Cuối cùng nhấn Ok, bây giờ bạn đã có thể sử dụng phần mềm với đầy đủ bản quyền mà không còn hạn chế về tính năng cũng như số lượng ngày dùng.

Những chức năng chính của phần mềm

Đúng với tên gọi của mình, Debenu PDF Tools Pro là công cụ chuyên dụng để xử lý file PDF, bao gồm các chức năng như xem nội dung file PDF, chuyển đổi định dạng file PDF thành hình ảnh, trích xuất nội dung file PDF, cắt file PDF thành nhiều mảnh hay ghép nhiếu file làm một…

Do Debenu PDF Tools Pro không có giao diện chính, do vậy mọi quá trình thao tác của phần mềm đều thông qua menu chuột phải trên Windows.

Để xử lý một file PDF, bạn chỉ việc kích chuột phải vào file PDF cần xử lý, sau đó chọn Debenu PDF Tools Pro từ menu hiện ra và chọn tiếp các chức năng cần thiết từ menu xổ ra tiếp theo sau đó.

Dưới đây là một vài chức năng hữu dụng mà bạn có thể sử dụng phần mềm để xử lý file PDF khi cần thiết:

- PDF Preview: xem nội dung của file PDF mà không cần phải cài đặt phần mềm đọc file PDF nào khác trênWindows.

- Document Properties: thay đổi các  thuộc tính của file PDF như thay đổi tên tác giả, tiêu đề của file, từ khóa của file PDF (sử dụng khi tìm kiếm)… Tính năng này thực sự hữu dụng với những ai muốn đánh dấu tác quyền cho file PDF của mình.

- Convert: bao gồm 3 tùy chọn, cho phép chuyển đổi file PDF sang dạng văn bản (text) để dễ dàng trích xuất nội dung hay chỉnh sửa, chuyển file PDF sang dạng file ảnh (mỗi trang có trong file PDF gốc sẽ được chuyển thành một file ảnh độc lập, cho phép bạn dễ dàng chia sẻ một trang nào đó trên file PDF với người khác và có thể xem mà không cần phần mềm đọc file PDF) và chuyển đổi file ảnh thông thường thành file PDF.

- Extract: cho phép trích xuất các hình ảnh  có trong file PDF ra thành file ảnh độc lập hoặc trích xuất một trang trong file PDF ra thành một file PDF khác độc lập. Tính năng này cho phép trích xuất và lưu lại những trang PDF có nội dung quan trọng và cần thiết, thay vì giữ lại cả file PDF có dung lượng lớn mà không cần sử dụng đến.

Hộp thoại trích xuất trang từ file PDF gốc (người dùng điền số trang cần trích xuất vào hộp thoại). Đánh dấu vào tùy chọn bên dưới nếu muốn lưu mỗi trang thành một file PDF độc lập.

- Security: đây là tính năng cho phép đặt mật khẩu bảo vệ file PDF. Với tính năng này, chỉ khi có mật khẩu do bạn khởi tạo, người khác mới có thể xem được nội dung bên trong file PDF. Đây là tính năng hữu dụng nếu file PDF có chứa những nội dung riêng tư và quan trọng mà không phải ai cũng xem được.

Để sử dụng chức năng này, bạn chọn Security -> Add Open Password, sau đó điền và xác nhận mật khẩu từ hộp thoại hiện ra. Phần mềm sẽ tự động tạo ra 1 file PDF mới với nội dung giống như file PDF gốc, nhưng khác biệt là mỗi khi mở file này, bạn cần phải điền mật khẩu xác nhận trước đó mới có thể xem được nội dung.

Để đảm bảo an toàn bảo mật, bạn nên xóa đi file PDF gốc và chỉ giữ lại file PDF đã được đặt mật khẩu bảo vệ.

- Split/Merge: đây là chức năng cho phép người dùng cắt file PDF gốc ra thành nhiều file nhỏ, hoặc ghép nhiều file PDF lại với nhau để thành một file duy nhất. Tính năng này thực sự hữu dụng nếu bạn muốn chia nhỏ dung lượng của file PDF để lưu trữ hay gửi qua email, hay ghép nhiều file PDF có nội dung liên quan thành một file PDF duy nhất để dễ quản lý và lưu trữ.

Để sử dụng chức năng cắt file (Split), bạn chỉ việc kích chuột phải vào file cần cắt, sau đó chọn “Split Selected File”. Từ hộp thoại hiện ra, phần mềm sẽ cho phép người dùng thiết lập chế độ cắt file, chẳng hạn như cứ sau 10 trang sẽ cắt thành 1 file mới, hoặc cắt theo từng phạm vi trang (từ tháng 1 đến trang 3, rồi tiếp tục từ trang 5 đến trang 10…).

Tùy chọn bên dưới cho phép người dùng lưu các file sau khi cắt cùng với thư mục của file gốc, hay lưu ở một thư mục mới riêng biệt.

Để sử dụng chức năng ghép file, bạn chỉ việc sử dụng chuột và nút Ctrl trên bàn phím để chọn đồng thời nhiều file PDF, sau đó kích chuột phải, chọn Debenu PDF Tools Pro -> Split/Merge File -> Merge Selected Files, quá trình ghép file sẽ được diễn ra ngay sau đó.

Trên đây là những chức năng hữu dụng và quan trọng của Debenu PDF Tools Pro mà bạn có thể khai thác để xử lý file văn bản định dạng PDF khi cần thiết, giúp việc lưu trữ hay chia sẻ file PDF diễn ra được dễ dàng và thuận tiện hơn.